Een correcte factuur is een fundamenteel onderdeel van een professionele bedrijfsvoering. Het laat zien dat je als uitzendbureau je administratie op orde hebt én dat je voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Voor opdrachtgevers is een foutloze en transparante factuur een teken van betrouwbaarheid en compliance.

Onvolledige of onduidelijke facturen kunnen niet alleen leiden tot verwarring bij de opdrachtgever, maar ook tot risico’s bij controles door de Belastingdienst of Nederlandse Arbeidsinspectie. Denk aan naheffingen of vragen over onduidelijke posten.

Wat moet er minimaal op een factuur staan?
Een correcte factuur bevat onder meer:

• Het KvK-nummer van je uitzendbureau
• Het btw-identificatienummer
• Het volledige vestigingsadres van je bureau
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten (zoals gewerkte uren, uurtarief, functienaam, periode)
• Een overzichtelijke opbouw van de kosten, inclusief eventuele toeslagen of vergoedingen

Veelvoorkomende fouten

• Gebruik van onjuiste of ontbrekende KvK- en btw-nummers
• Onduidelijke of te algemene omschrijvingen zoals “geleverde arbeid”
• Fouten in het aantal gewerkte uren of onjuiste tarieven
• Geen vermelding van periode of projectnaam, waardoor de factuur moeilijk te koppelen is aan de opdracht
• Het niet vermelden van het percentage of bedrag dat naar de g-rekening moet worden betaald.

Praktijkvoorbeeld

Een uitzendbureau factureerde een opdrachtgever wekelijks zonder de functienaam en tarief te specificeren. Bij een controle door de Belastingdienst bleek dat uren voor verschillende functieniveaus tegen één tarief gefactureerd én verloond waren. Dit leidde tot naheffingen en een vertrouwensbreuk met de opdrachtgever.

Hoe voorkom je dit?

• Werk met een gestandaardiseerde factuuropmaak
• Koppel facturatie direct aan de plaatsings- en urengegevens
• Controleer periodiek je sjablonen en instellingen op volledigheid en actualiteit
• Check of alle gegevens up-to-date zijn voordat je een factuur verstuurt
• Houd rekening met cao-afspraken en bijzondere toeslagen die terugkomen op de factuur

Werk je al met Freepack?
Met Freepack worden alle facturen automatisch gegenereerd op basis van actuele urenregistratie, tariefafspraken en cao-bepalingen. Zo verstuur je foutloze en overzichtelijke facturen, die direct voldoen aan de wettelijke eisen en verwachtingen van de opdrachtgever. Dit voorkomt misverstanden én bevordert een professionele samenwerking.